СПОСОБЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

В каждом доме есть определённое количество нужных или не очень нужных документов, различных бумаг, счетов, квитанций. Некоторые из этих документов с различной периодичностью требуется в тех или иных случаях.

Чтобы не тратить много времени на поиски необходимого документа, необходимо создать собственную систему хранения документов.

Для создания свей системы необходимо определить, хранение каких документов требуется систематизировать,  а также определить место хранения таких документов.

Где хранить?

В первую очередь необходимо определить МЕСТО хранения. Это место должно соответствовать нескольким основным принципам.

В первую очередь документы должны быть недоступны для детей и животных. Кроме того,  для избежания порчи или выцветания документов их необходимо хранить вдали от источников влаги и прямых солнечных лучей.

В чем именно хранить документы зависит от формата/размера документов, а также от объема места, где будут документы. Для этого можно использовать папки на кольцах, папки скоросшиватели, коробки (как специальные для документов, так и иные подходящие по формату),

Для того, что бы иметь возможность быстрого доступа к документам их  систематизировать.

Что хранить?

·        документы, удостоверяющие личность (паспорта, свидетельства о рождении)

·        правоустанавливающие документы (на имущество и пр.),

·        страховые полисы 

·        медицинские документы,
договоры, счета, платежки,

·        дипломы, аттестаты, грамоты
гарантийные талоны,

·        ценные бумаги (акции и облигации, документы на получение субсидий и пособий) 

·        фотографии, письма,

·        визитки и пр.

Кроме того, некоторые документы существуют только в электронном виде. В этом случае необходимо продублировать важные электронные документы на съемный носитель и/или распечатать на бумаге.

Как хранить?

Когда какой-нибудь документ, письмо или иная бумага попадает в ваш дом, то необходимо сразу решить, как с ней поступить. Нельзя позволять этим различным бумагам скапливаться в неподходящих  местах

Каждую вновь поступивший документ необходимо распределить согласно выбранной системе хранения.

Все поступающие бумаги можно разделить на ТРИ ОСНОВНЫЕ КАТЕГОРИИ:

·        Нужные документы, бумаги

·        Ненужные документы, бумаги

·        Чужие документы, бумаги

Нужные бумаги – это бумаги, представляющие какой-либо  интерес, например,  счета или квитанции, которые необходимо оплатить, журналы, которые есть желание прочитать, письма, на которые надо ответить и подобные документы и бумаги.

Все прочие документы и бумаги необходимо выбрасывать (рекламные сообщения, ненужные каталоги) или отдавать кому-то.

После того, как вы определись с тем, что считать  нужными документами и бумагами, необходимо принять следующее решение.

Определите принцип, по которому их рассортировывать. Большая часть людей выделяет следующие категории:

·        «Применить»,

·        «Оплатить»,

·        «Прочитать»

·        «Сохранить».

·        «Определиться»

Система хранения документов должна быть максимально простой. Расположите документы в папки/коробки или на полки,  подпишите максимально понятно и разборчиво.

Как систематизировать хранение документов?

Более всего мне нравиться «Система пять категорий»,  которая состоит из следующих категорий:

1.      ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ (удостоверения личности, свидетельства о рождении медицинские полисы и т.п.),	должны находиться в таком месте, где всегда можно быстро взять эти документы. Организовать хранение можно, предусмотрев для каждого члена семьи отдельную папку-скоросшиватель с перфорацией, вставив необходимое количество файлов (по количеству документов). В каждый файл вложить документ. Кроме того, очень удобно в этом же файле хранить готовую копию каждого документа. Папки скоросшиватели можно закрепить в папку регистратор.
2.      текущие документы (прочитать,  оплатить, отправить, позвонить, определиться  и пр.)	должны находиться в таком месте, где всегда можно быстро положить или взять эти документы. Организовать хранение можно, предусмотрев лоток для документов или папку с необходимым количеством отделений.
3.      документы, которые используются часто (необходимые телефоны, направления на медосмотр, текущие рецепты, путевки, оплаченные квитанции по коммунальным услугам текущего года и пр.)	Организовать хранение можно, предусмотрев для каждого раздела, отдельную папку-скоросшиватель с перфорацией, вставив необходимое количество файлов). Папки-скоросшиватели можно закрепить в папку регистратор или сложить в специально отведённую для этого коробку.
4.      документы, которые используются реже (гарантийные талоны, дипломы, аттестаты. грамоты. сертификаты)	Организовать хранение можно, предусмотрев отдельную папку-скоросшиватель с перфорацией, вставив необходимое количество файлов). Папки- скоросшиватели можно закрепить в папку регистратор или сложить в специально отведённую для этого коробку.
5.      архив (документы из налоговой, пенсионного фонда, банка, архивные квитанции по коммунальным услугам, договоры, акты выполненных работ)	Организовать хранение можно, предусмотрев для каждого члена семьи отдельную папку-скоросшиватель с перфорацией, вставив необходимое количество файлов (по количеству документов). В каждый файл вложить документ. Кроме того, очень удобно в этом же файле хранить готовую копию этого документа. Папку-скоросшиватель разделить  на необходимые разделы. Папки скоросшиватели можно закрепить в папку регистратор.

 

Кроме того, дополнительно можно создать папку с копиями всех важных документов, предав её родственникам, живущим отдельно или поместить в банковскую ячейку.

Дополнительно можно сохранить все необходимые документы в электронном виде (можно воспользоваться сканером или цифровым фотоаппаратом), сохранив информацию на съемном носителе.

 

В связи с тем, что бумажные чеки очень быстро выцветают, при совершении крупных покупок рекомендуется делать копии чеков.

Для упорядочивания хранения документов необходимо хотя бы один раз в год проводить ревизию.

Таким образом, ответ на вопрос, как хранить документы дома, зависит как от вкусов и предпочтений человека, так и от важности для человека самих документов. Некоторые люди ограничиваются обычными картонными коробками, другие приобретают сейфы или оборудуют в своем жилище тайники.

Так или иначе, важные документы должны находиться в порядке в удобном месте,  

Рациональное распределение документов в зависимости от их назначения,  частоты применения,  регулярное проведение ревизий позволят избежать проблем, связанных с затяжным поиском необходимых сведений.

 

Чтобы рассмотреть фото и слайды, нажмите на любой из них :-)