СПОСОБЫ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

В каждом доме есть определённое количество нужных или не очень нужных документов, различных бумаг, счетов, квитанций. Некоторые из этих документов с различной периодичностью требуется в тех или иных случаях.

Чтобы не тратить много времени на поиски необходимого документа, необходимо создать собственную систему хранения документов.

Для создания свей системы необходимо определить, хранение каких документов требуется систематизировать,  а также определить место хранения таких документов.

Где хранить?

В первую очередь необходимо определить МЕСТО хранения. Это место должно соответствовать нескольким основным принципам.

В первую очередь документы должны быть недоступны для детей и животных. Кроме того,  для избежания порчи или выцветания документов их необходимо хранить вдали от источников влаги и прямых солнечных лучей.

В чем именно хранить документы зависит от формата/размера документов, а также от объема места, где будут документы. Для этого можно использовать папки на кольцах, папки скоросшиватели, коробки (как специальные для документов, так и иные подходящие по формату),

Для того, что бы иметь возможность быстрого доступа к документам их  систематизировать.

Что хранить?

·        документы, удостоверяющие личность (паспорта, свидетельства о рождении)

·        правоустанавливающие документы (на имущество и пр.),

·        страховые полисы 

·        медицинские документы,
договоры, счета, платежки,

·        дипломы, аттестаты, грамоты
гарантийные талоны,

·        ценные бумаги (акции и облигации, документы на получение субсидий и пособий) 

·        фотографии, письма,

·        визитки и пр.

Кроме того, некоторые документы существуют только в электронном виде. В этом случае необходимо продублировать важные электронные документы на съемный носитель и/или распечатать на бумаге.

Как хранить?

Когда какой-нибудь документ, письмо или иная бумага попадает в ваш дом, то необходимо сразу решить, как с ней поступить. Нельзя позволять этим различным бумагам скапливаться в неподходящих  местах

Каждую вновь поступивший документ необходимо распределить согласно выбранной системе хранения.

Все поступающие бумаги можно разделить на ТРИ ОСНОВНЫЕ КАТЕГОРИИ:

·        Нужные документы, бумаги

·        Ненужные документы, бумаги

·        Чужие документы, бумаги

Нужные бумаги – это бумаги, представляющие какой-либо  интерес, например,  счета или квитанции, которые необходимо оплатить, журналы, которые есть желание прочитать, письма, на которые надо ответить и подобные документы и бумаги.

Все прочие документы и бумаги необходимо выбрасывать (рекламные сообщения, ненужные каталоги) или отдавать кому-то.

После того, как вы определись с тем, что считать  нужными документами и бумагами, необходимо принять следующее решение.

Определите принцип, по которому их рассортировывать. Большая часть людей выделяет следующие категории:

·        «Применить»,

·        «Оплатить»,

·        «Прочитать»

·        «Сохранить».

·        «Определиться»

Система хранения документов должна быть максимально простой. Расположите документы в папки/коробки или на полки,  подпишите максимально понятно и разборчиво.

Как систематизировать хранение документов?

Более всего мне нравиться «Система пять категорий»,  которая состоит из следующих категорий:

1.      ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ (удостоверения личности, свидетельства о рождении медицинские полисы и т.п.),	должны находиться в таком месте, где всегда можно быстро взять эти документы. Организовать хранение можно, предусмотрев для каждого члена семьи отдельную папку-скоросшиватель с перфорацией, вставив необходимое количество файлов (по количеству документов). В каждый файл вложить документ. Кроме того, очень удобно в этом же файле хранить готовую копию каждого документа. Папки скоросшиватели можно закрепить в папку регистратор.
2.      текущие документы (прочитать,  оплатить, отправить, позвонить, определиться  и пр.)	должны находиться в таком месте, где всегда можно быстро положить или взять эти документы. Организовать хранение можно, предусмотрев лоток для документов или папку с необходимым количеством отделений.
3.      документы, которые используются часто (необходимые телефоны, направления на медосмотр, текущие рецепты, путевки, оплаченные квитанции по коммунальным услугам текущего года и пр.)	Организовать хранение можно, предусмотрев для каждого раздела, отдельную папку-скоросшиватель с перфорацией, вставив необходимое количество файлов). Папки-скоросшиватели можно закрепить в папку регистратор или сложить в специально отведённую для этого коробку.
4.      документы, которые используются реже (гарантийные талоны, дипломы, аттестаты. грамоты. сертификаты)	Организовать хранение можно, предусмотрев отдельную папку-скоросшиватель с перфорацией, вставив необходимое количество файлов). Папки- скоросшиватели можно закрепить в папку регистратор или сложить в специально отведённую для этого коробку.
5.      архив (документы из налоговой, пенсионного фонда, банка, архивные квитанции по коммунальным услугам, договоры, акты выполненных работ)	Организовать хранение можно, предусмотрев для каждого члена семьи отдельную папку-скоросшиватель с перфорацией, вставив необходимое количество файлов (по количеству документов). В каждый файл вложить документ. Кроме того, очень удобно в этом же файле хранить готовую копию этого документа. Папку-скоросшиватель разделить  на необходимые разделы. Папки скоросшиватели можно закрепить в папку регистратор.

 

Кроме того, дополнительно можно создать папку с копиями всех важных документов, предав её родственникам, живущим отдельно или поместить в банковскую ячейку.

Дополнительно можно сохранить все необходимые документы в электронном виде (можно воспользоваться сканером или цифровым фотоаппаратом), сохранив информацию на съемном носителе.

 

В связи с тем, что бумажные чеки очень быстро выцветают, при совершении крупных покупок рекомендуется делать копии чеков.

Для упорядочивания хранения документов необходимо хотя бы один раз в год проводить ревизию.

Таким образом, ответ на вопрос, как хранить документы дома, зависит как от вкусов и предпочтений человека, так и от важности для человека самих документов. Некоторые люди ограничиваются обычными картонными коробками, другие приобретают сейфы или оборудуют в своем жилище тайники.

Так или иначе, важные документы должны находиться в порядке в удобном месте,  

Рациональное распределение документов в зависимости от их назначения,  частоты применения,  регулярное проведение ревизий позволят избежать проблем, связанных с затяжным поиском необходимых сведений.

 

Чтобы рассмотреть фото и слайды, нажмите на любой из них :-)

Как не утонуть в потоках информации и водоворотах дел?

Чтобы не утонуть в потоках информации и водоворотах дел необходимо использовать способы повышения личной эффективности.

Один из них – ПЛАНИРОВАНИЕ.

В последнее время многие спешат, но не успевают.  Телефонные звонки, смс-сообщения, сообщения в социальных сетях, электронной почте и множество других факторов, которые отвлекают ежесекундно.

Как  не спешить, но все успевать, как эффективно  трудиться?

Для этого необходимо придерживаться  ежедневного планирования.

Ежедневное планирование

КОГДА?

Уделяйте ежедневно  время для планирования. Делать это можно как до начала работы, либо в конце дня составлять план на следующий день.  Способ зависит от режима дня, расписания работы, от личных предпочтений.  

По моему мнению,  удобнее проводить планирование следующего дня после окончания текущего трудового дня.  Анализируя, что было выполнено или не выполнено в течении дня, кто звонил, какие сообщения были получены в течении всего дня, можно достаточно легко составить план на следующий день. В этот момент еще свежи в памяти события, произошедшие за день. 

КАК?

Уделяйте ежедневно  время (минут 15 – 20), чтобы записать текущие задачи.  Куда их записать зависит от того каким из способов фиксации свих планов вы пользуетесь. Это может быть программа-планировщик на ПК или просто электронный календарь, бумажный ежедневник, еженедельник или обычный блокнот, приложение для Android или iOS. 

В любом случае необходимо записать свои задачи. После того как перечень задач записан, можно приниматься за их сортировку. 

Как правило, существует множество факторов для сортировки, среди некоторых можно отметить такие как:

• степень срочности,
• степень важности,
• задачи, привязанные к конкретному времени (например, встречи, переговоры) или не закрепленные по времени,
• задачи, привязанные к конкретному месту (например, банк, офис контрагента и пр.).

Таким образом, учитывая факторы сортировки, можно распланировать весь день.

Многие считают, что планирование это пустая трата времени. Однако  те, кто использует какие-либо способы планирования, подтверждают, что планирование увеличивает продуктивность.

В тоже время стоит помнить о том, в сутках 24 часа. Соответственно, для того чтобы все успевать, важно расставлять четкие  приоритеты.  Приоритеты можно определить, пользуясь системой Колесо жизненного баланса

Старайтесь выполнять наиболее приоритетные именно для вас задачи в первую очередь. Паритетность  можно определить, задав себе вопросы:

• Что я делаю?
• Для чего я это делаю?
• Как это согласуется с моими наиважнейшими планами?

Думаю, посмотрев на записанные задачи и Колесо баланса жизни, будет легко понять, что нет смысла растрачивать свое время и силы на выполнение бессмысленных дел. Такие дела можно смело вычеркнуть из списка своих. Если есть сомнения, что к этим задачам, возможно, когда-нибудь необходимо будет вернуться, то перенесите их в отдельный список, назвав его, например «Когда-нибудь».

Что бы выполнять задачи продуктивно, необходимо  однотипные задачи группировать блоками. Например, отвечать на электронные письма, делать звонки.

В этой статье описан примерный способ планирования, т.к. только вы можете точно знать какого рода планирование подходит лично вам. Необходимо создать свой собственный метод планирования, который будет отвечать вашим собственным стандартам. И именно поэтому важно определить, что для вас имеет приоритет и в какой степени.

Приоритеты можно определить, например, пользуясь системой Колесо жизненного баланса

Как прокачать Колесо жизни

Колесо жизненного баланса

Думаю, каждый человек хочет быть преуспевающим во всех сферах своей жизни.

Но как этого достичь? Как быть преуспевающим во всех сферах своей жизни?

«Зачастую люди изнурительно работают на работе, которую они ненавидят, чтобы заработать деньги на вещи, которые им не нужны, чтобы производить впечатление на людей, которые им не нравятся». Nigel Marsh 

Таким образом, в первую очередь стоит определиться, что действительно важно именно для вас в вашей жизни, а что навязано извне.Как правило, у каждого человека есть несколько основных самых важных сфер жизни. Думаю, что каждый хочет быть здоровым, счастливым и процветающим.

Итак, как же  стать преуспевающим во всех сферах своей жизни.

рис. №1

В первую очередь необходимо найти баланс между работой (карьерой), семьёй, здоровьем, отдыхом, отношениями.  Обобщенно это целая концепция, в том числе правильное определение приоритетов между сферами жизни.

Один из способов определения баланса в жизни называется «Колесо Жизни». Что такое Колесо Жизни? Колесо Жизни состоит из наиболее важных сфер жизни каждого человека. Колесо Жизни может состоять из 6-8 секторов. Название каждой из сфер показано на рисунке №1. Секторами колеса жизни могут быть такие сферы жизни:

• Здоровье (уход за телом, питание, физическая нагрузка, энергия, молодость и красота);

• Финансы (достаток, деньги, уровень жизни, доход, расходы);

• Карьера  (работа, удовлетворение амбиций, признание);

• Личностный рост (саморазвитие, самореализация, увлечённость, духовный рост, обучение);

• Духовность (душевное состояние, эмоции, отношения со Вселенной, отношение с Богом);

• Отдых (хобби, общение с природой, чтение, путешествия, развлечения, сон и пр.).

• Отношения (любовь, взаимопонимание  с партнёром, общение с друзьями);

• Дом, семья (повседневные дела, комфорт, вещи, быт, условия жизни, личное время);

На рисунке №1 отражен идеальный баланс жизни, когда все сферы жизни развиваются полноценно. Как определить, на какие сферы жизни необходимо обратить сегодня больше внимания, что бы довести  их до того уровня, который вас утраивает?

рис. №2

Нарисуйте круг (например, как на рис №2), который будет состоять из 6 или 8 секторов в зависимости от количества сфер жизни, на которые вы хотите обратить внимание.  Если это затруднительно на начальном этапе, то сделайте круг из 4 секторов.

Оценив положение своих дел в каждой сфере по 10-ти бальной шкале, где 

• 1-3 критические значения –  этой сферы жизни или существует вообще  или в она зачаточном состоянии;

• 4-7 нормальная наполненность - этой сферой жизни вы довольны в целом, но считаете, что следует уделять ей больше внимания.

• 8-10  приятная удовлетворённость  жизнью - этой сферой жизни вы очень довольны.

Таким образом, Вы сможете понять, на какие сферы жизни необходимо обратить больше внимания, чтобы довести  их до того уровня, который вас утраивает, чтобы чувствовать себя более еще более счастливым и успешным человеком.

Заполните пустое Колесо, основываясь на своих ощущениях, отметив, то, на сколько вы довольны положением дел в каждой жизненной сфере. Затем заштрихуйте получившиеся сектора.

Пример заполненного Колеса Жизни можно увидеть на рис. №3

рис. №3

После заполнения Колеса Жизни вы визуально увидите, что в каких-то сферах жизни вы являетесь преуспевающей личностью, а к другим, возможно, следует приложить больше усилий.

Проанализировав положения своих дел, вам будет легче справиться с планированием и выполнением задач в будущем.

Если не хотите оформлять Колесо жизни вручную на бумаге, то можно воспользоваться различными программами:

Бесплатная программа Веб-версия составления колеса баланса жизни (есть возможность печати)

Бесплатное приложение Колесо баланса  для Android (4.0.3 и выше)  

Так или иначе, для того, что бы изменения появились в вашей жизни, необходимо выйти из зоны комфорта и начать действовать. Если после анализа составленного Колеса жизни визуально видно, что необходимо изменить  какие-либо из сфер жизни, то начните действовать в ближайшее время. Выберите 1-2 наиболее слабых секторов, определите, что именно определяет удовлетворенность/неудовлетворенность в них. Составьте для себя перечень необходимых действий, что бы через 6-12 месяцев увидеть желаемою оценку.

Задумались с чего начать изменения? Читайте Как прокачать Колесо жизни

Расскажите, как вы определяете баланс жизни, какими методиками и/или программами для этого используете. Напишите в комментариях.